e-Defter, yevmiye defteri ile büyük defterin elektronik ortamda tutulup beratlarının Gelir İdaresi Başkanlığı’na yüklendiği yasal defter sistemidir; e-Arşiv Fatura ise e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara elektronik ortamda düzenlenen faturadır. İkisi de kâğıt defter ve faturayla aynı hukuki niteliğe sahiptir. Bu sayfa, sitemizdeki e-defter ve e-arşiv yazılarını tek yerde toplar: kimlerin zorunlu olduğu, süreler, cezalar ve düzeltme yolları.

e-Defter: kimler tutar, ne zaman yüklenir?

Brüt satış hasılatı belirlenen hadleri aşanlar, internet üzerinden satış yapanlar ve tebliğde sayılan diğer mükellefler e-Defter tutmak zorundadır. Defterler aylık dönemler hâlinde oluşturulur. Berat dosyaları gelir vergisi mükelleflerinde ilgili ayı izleyen dördüncü ayın 10’u, diğer mükelleflerde 14’ü sonuna kadar yüklenir; aralık ayının süresi yıllık beyannamenin verileceği aya bağlıdır. GİB bu süreleri zaman zaman uzatır, bu nedenle ilgili yılın duyuruları da kontrol edilmelidir.

e-Defter süresinde yüklenmezse ceza

e-Defter ve berat dosyaları süresinde yüklenmezse Elektronik Defter Genel Tebliği’nin 6.8 numaralı bölümü gereği Vergi Usul Kanunu’ndaki cezalar uygulanır. Ceza defter tutarının yüzdesi değil, maktu bir tutardır: 2026’da mükerrer 355. madde kapsamındaki özel usulsüzlük cezası birinci sınıf tüccar ve serbest meslek erbabı için 35.000 TL, ikinci sınıf tüccar ve basit usul mükellefleri için 17.000 TL’dir. Süre birkaç gün ya da birkaç ay geçmiş olsun, tutar değişmez.

e-Arşiv Fatura: 2026’da tutar sınırı kalktı

e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark alıcıdadır: alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv Fatura düzenlenir. 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği’ne göre e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükellefler 1 Ocak 2026’dan itibaren faturalarını tutarına bakılmaksızın e-Arşiv Fatura olarak düzenlemek zorundadır; 2025’te bu zorunluluk vergiler dahil 3.000 TL’yi aşan faturalar içindi. Basit usul mükellefleri ve işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için bu zorunluluk, 31 Aralık 2025 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanan 589 Sıra No.lu Tebliğ ile bir yıl ertelenmiştir: bu mükellefler 31 Aralık 2026’ya kadar vergiler dahil 3.000 TL’yi aşmayan faturalarını kâğıt olarak düzenleyebilir.

Düzenleme süresi ve geç kesme cezası

Fatura, malın teslim edildiği ya da hizmetin yapıldığı günden itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenir; teslim günü sayıma dahil edilmez. Bu süre kâğıt fatura ile e-Arşiv için aynıdır. Süresinde düzenlenmeyen fatura düzenlenmemiş sayılır: satıcıya belgeye yazılması gereken tutarın %10’u oranında özel usulsüzlük cezası kesilir ve bu ceza 2026’da bir takvim yılındaki ilk tespitte 17.000 TL’den az olamaz (VUK 353/1).

İptal, iletim ve kaşe-imza

İptal süresi geçmiş bir e-Arşiv fatura sistemden silinemez; hata, iade faturası veya muhasebe kayıtlarında düzeltme ile giderilir. Mevzuatta e-Arşiv faturanın “tebliğ edilmiş sayılacağı” anı için ayrı bir kural yoktur; fatura alıcının talebine göre elektronik ortamda ya da kâğıt olarak iletilir. e-Arşiv faturada kaşe ve imza zorunlu değildir.

Kaynaklar