Defter-Beyan Sistemi’nde alt kullanıcı şifresi GİB’e başvurarak alınmaz; ana kullanıcı tarafından sistem içinden oluşturulur. Ana kullanıcı (örneğin meslek mensubu veya meslek odası) Defter-Beyan Sistemi’ne girer, “Sistem Yönetimi > Kullanıcı Ekle” ekranında yanında SGK’lı olarak çalışan kişinin T.C. kimlik numarasını sorgular, cep telefonunu ve alt kullanıcı şifresini kendisi belirleyip kaydeder. Ardından “Yetkilendirme İşlemleri” ekranından bu kişiye hangi mükellef için hangi menüleri kullanabileceğini tanımlar. İşlem anında tamamlanır; bekleme süresi yoktur.
Kimler Alt Kullanıcı Olabilir?
- Ana kullanıcının yanında sigortalı çalışanlar: Alt kullanıcı tanımlaması, SGK’ya kayıtlı çalışan-işveren ilişkisi olan kişiler için yapılabilir. Sistem, sorgulanan T.C. kimlik numarası için bu ilişkiyi kontrol eder.
- Ortaklığın ortakları: Bir ortaklığın ortağı da, ortaklık ilişkisi bulunmak kaydıyla alt kullanıcı olarak eklenebilir.
SGK kaydı veya ortaklık ilişkisi olmayan bir kişi (örneğin dışarıdan destek alınan biri) alt kullanıcı olarak tanımlanamaz.
Adım Adım Alt Kullanıcı Ekleme
- Defter-Beyan Sistemi’ne (portal.defterbeyan.gov.tr) “Kullanıcı” sekmesinden ana kullanıcı olarak giriş yapın.
- Sol menüden “Sistem Yönetimi” altındaki “Kullanıcı Ekle” butonuna tıklayın.
- Alt kullanıcı yapılacak çalışanın T.C. kimlik numarasını girip “Sorgula”ya basın. Ad-soyad ve kullanıcı adı otomatik gelir.
- Çalışanın cep telefonunu ve alt kullanıcı şifresini (iki kez) girin, “Kullanıcı Ekle” ile kaydedin.
- “Kullanıcı Listele” ekranından tanımlanan alt kullanıcıları görebilirsiniz.
- “Yetkilendirme İşlemleri” ekranında kullanıcıyı ve işlem yapacağı mükellefin T.C. kimlik numarasını seçip yetki verilecek modülleri işaretleyin ve kaydedin. Tüm mükellefler için yetki vermek isterseniz “Toplu Yetkilendirme” seçeneğini kullanabilirsiniz.
Alt Kullanıcı Sisteme Nasıl Giriş Yapar?
Alt kullanıcı, giriş ekranında “Alt Kullanıcı” alanını seçer ve üç bilgi girer:
| Alan | Girilecek bilgi |
|---|---|
| Ana Kullanıcı VKN | Ana kullanıcının (meslek mensubunun) vergi kimlik numarası |
| Kullanıcı TCKN | Alt kullanıcının kendi T.C. kimlik numarası |
| Şifre | Ana kullanıcının bu alt kullanıcı için sistemde oluşturduğu şifre |
Alt kullanıcı yalnızca kendisine verilen yetkiler çerçevesinde, yetkilendirildiği mükelleflerin işlemlerini yapabilir.
Vergi Dairesi Aracılığıyla Tanımlama
Meslek odası veya meslek mensubu, gelir vergisi yönünden bağlı olduğu vergi dairesine başvurarak da yanında sigortalı çalışan işçisini alt kullanıcı olarak tanımlatabilir. Bunun için yeni işe başlayan işçilerde İşe Başlama Bildirgesi, öteden beri çalışanlarda ise son aya ait SGK hizmet bildirgesi vergi dairesine ibraz edilir. Vergi dairesi tanımlamayı yaptıktan sonra da çalışanın sistemi kullanabilmesi için işverenin Defter-Beyan Sistemi’nden şifre üretmesi ve yetkilendirme yapması gerekir.
Alt Kullanıcının Yapamayacakları
- Beyanname onaylayamaz: GİB’e göre sisteme alt kullanıcı olarak eklenen personelin beyanname onaylama yetkisi yoktur; beyanname onayı ana kullanıcıdadır.
- Yetki verilmeyen mükelleflerin kayıtlarını göremez ve yetki verilmeyen menüleri kullanamaz.
Şifre Değişikliği ve Silme
Alt kullanıcı şifresi ana kullanıcı tarafından sistem içinde oluşturulduğundan, şifreyle ilgili işlemler için ana kullanıcıya başvurulur. Çalışan işten ayrıldığında “Sistem Yönetimi > Kullanıcı Listele” ekranındaki “İşlemler” bölümünden “Kullanıcı Sil” butonuyla alt kullanıcı silinebilir. Ayrılan personelin erişiminin vakit kaybetmeden kaldırılması, mükellef kayıtlarının güvenliği açısından önemlidir.
Muhasebe Programından Veri Aktarımı İçin Dış Sistem Kullanıcısı
Alt kullanıcı bir kişiye verilir. Muhasebe yazılımından Defter-Beyan Sistemi’ne kayıt aktarmak içinse “Sistem Yönetimi > Dış Sistem Kullanıcısı Tanımlama” ekranında entegrasyonu tamamlanmış yazılım seçilir; sistem bir “API KEY” ve “API SECRET” üretir ve bu bilgiler yazılımın entegrasyon bölümüne girilir. GİB, bu bilgilerin saklanmasından ve kullanımından doğan sorumluluğun kod sahibine ait olduğunu belirtir.
Defter-Beyan Sistemi’nde sabit kıymet kaydını sabit kıymet ve amortisman rehberinde, muhtasar ve prim hizmet beyannamesiyle ilişkisini Defter-Beyan ve muhtasar yazımızda bulabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Defter-Beyan alt kullanıcı şifresi nereden alınır?
GİB'e başvurulmaz. Ana kullanıcı Defter-Beyan Sistemi'nde "Sistem Yönetimi > Kullanıcı Ekle" ekranından yanında SGK'lı çalışan kişiyi T.C. kimlik numarasıyla sorgular ve alt kullanıcı şifresini kendisi belirleyerek kaydeder.
Kimler Defter-Beyan alt kullanıcısı olabilir?
Ana kullanıcıyla SGK'ya kayıtlı çalışan-işveren ilişkisi olan kişiler ile bir ortaklığın ortakları alt kullanıcı olarak tanımlanabilir.
Alt kullanıcı beyanname onaylayabilir mi?
Hayır. GİB'in Defter-Beyan Sistemi SSS kılavuzuna göre alt kullanıcı olarak eklenen personelin beyanname onaylama yetkisi yoktur.
Alt kullanıcı sisteme nasıl giriş yapar?
Giriş ekranında "Alt Kullanıcı" seçilir; ana kullanıcının vergi kimlik numarası, alt kullanıcının T.C. kimlik numarası ve ana kullanıcının oluşturduğu şifre girilir.
Kaynaklar
- GİB — Defter-Beyan Sistemi Alt Kullanıcı Ekleme Kılavuzu
- GİB — Defter-Beyan Sistemine Yönelik Sık Sorulan Sorular Kılavuzu (v1.4)
- GİB — Dış Sistem Kullanıcısı Tanımlama Kılavuzu